Free 2009 Instruction W-3 (PR) - Federal

2009
Instrucciones para el Formulario W-3PR (Instructions for Formulario W-3PR)
Informe de Comprobantes de Retenci´ n o (Transmittal of Withholding Statements)
Recordatorios
La fecha de vencimiento se ha extendido para las personas que radican electronicamente. Si usted radica electronicamente ´ ´ los Formularios 499R-2/W-2PR del ano 2009 ante la ~ Administracion del Seguro Social (conocida por sus siglas en ´ ingles, SSA), la fecha de vencimiento se extiende al 31 de marzo ´ del ano 2010. Para informacion sobre como radicar ~ ´ ´ electronicamente, vea Reportacion por medios electronicos, en ´ ´ ´ la pagina 2. ´ Formulario 944-PR. Marque en el recuadro "944-PR" del encasillado a del Formulario W-3PR si radico el Formulario ´ 944-PR, Planilla para la declaracion federal ANUAL del patrono. ´

Department of the Treasury Internal Revenue Service

¿Necesita Ayuda?
Si desea informacion sobre como obtener formularios y ´ ´ publicaciones, vea la Pub. 179 (Circular PR), Gu´a contributiva i federal para patronos puertorriquenos. ~ Si necesita ayuda en espanol para radicar los reportes de ~ salarios, llame a la SSA al 1-800-772-6270 y solicite ayuda en espanol. ~ Tambien puede llamar al Servicio de Rentas Internas (conocido ´ por sus siglas en ingles, IRS) para hacer preguntas sobre la ´ contribucion sobre el empleo. Llame al 1-800-829-4933 o visite el ´ sitio web www.irs.gov/espanol del IRS e ingrese "patronos" en el recuadro "Search" (Palabra clave/Terminos de busqueda). ´ ´ Reportacion de salarios por computadora. Puede acceder a la ´ pagina web Business Services Online (BSO) (Servicios ´ comerciales por computadora, BSO) en el sitio web de la SSA, usando una computadora personal para reportar electronicamente ´ datos relacionados con los sueldos o salarios. Para obtener informacion sobre como reportar electronicamente datos referentes ´ ´ ´ a los salarios a la SSA o para tener acceso a los servicios de BSO, visite la pagina Employer W-2 Filing Instructions & Information ´ (Instrucciones e informacion para la radicacion del Formulario W-2) ´ ´ del sitio web de la SSA, www.socialsecurity.gov/employer. Al acceder a los servicios de BSO, tambien puede hacer correcciones ´ a datos radicados previamente relacionados con los sueldos y la retencion de impuestos. Si tiene dificultad con alguno de los ´ servicios de BSO, llame a la SSA al 1-888-772-2970. Entre la informacion disponible se incluye informacion sobre ´ ´ como radicar por medios electronicos, ciertas publicaciones del ´ ´ IRS y de la SSA y temas generales acerca de la reportacion anual ´ de sueldos y salarios. Tambien puede usar los servicios de BSO ´ para hacer preguntas sobre la reportacion de sueldos y salarios. ´

Instrucciones Generales
Proposito del Formulario. Se usa el Formulario W-3PR para ´ enviar el Original de los Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Asegurese de llenar un Formulario W-3PR para el ano correcto y ´ ~ de guardar una copia del Formulario W-3PR en su documentacion. ´ Quien debe radicar el Formulario. Los patronos y otros ´ pagadores deberan radicar el Formulario W-3PR para enviar los ´ Formularios 499R-2/W-2PR. Un patrono de empleados domesticos debera radicar un ´ ´ Formulario W-3PR aun cuando radique un solo Formulario 499R-2/ W-2PR para un solo empleado domestico. Marque el recaudro ´ "Domestico" en el encasillado a del Formulario W-3PR. Debera ´ ´ tener un EIN. Vea Encasillado c -- Numero de identificacion ´ ´ patronal (EIN), en la pagina 2. ´

Quien puede firmar el Formulario W-3PR. Un remitente ´ (incluyendo una agencia de servicios, un agente de reportacion, un ´ agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3PR (o usar su numero de identificacion personal, ´ ´ conocido por sus siglas en ingles, PIN, en las radicaciones ´ electronicas) en nombre del patrono o del pagador solo si el ´ ´ remitente: · Esta autorizado por un acuerdo de agencia (un acuerdo verbal, ´ por escrito o impl´cito) valido conforme a la ley estatal y i ´ · Escribe "Por (nombre del pagador)" junto a la firma (solo para los ´ Formularios W-3PR en papel). Si un remitente autorizado firma por el pagador, este ultimo es ´ ´ responsable de radicar, para la fecha de vencimiento, un Formulario W-3PR correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y esta sujeto a toda multa que ´ resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegurese de ´ que el nombre y el numero de identificacion del patrono (conocido ´ ´ por sus siglas en ingles, EIN) sean los mismos que aparecen en el ´ Formulario 941-PR, Planilla para la declaracion federal ´ TRIMESTRAL del patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaracion ANUAL de la contribucion federal del patrono de ´ ´ empleados agr´colas; Formulario 944-PR, Planilla para la i declaracion federal ANUAL del patrono; o el Anexo H-PR ´ (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el empleo de empleados domesticos, radicados por el patrono o a favor del ´ mismo. Cuando se debe radicar el Formulario. Radique el Formulario ´ W-3PR para el ano 2009, con el Original del Formulario 499R-2/ ~ W-2PR entero, ante la SSA a mas tardar el 1 de marzo del ano ´ ~ 2010. Sin embargo, si radica el Formulario 499R-2/W-2PR por medios electronicos, la fecha l´mite para radicar el Formulario es el ´ i 31 de marzo del ano 2010. Quizas tenga que pagar una multa por ~ ´ cada Formulario 499R-2/W-2PR que radique fuera de plazo. Prorroga. Puede solicitar una prorroga automatica para ´ ´ ´ radicar el Formulario 499R-2/W-2PR enviando el Formulario 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns (Solicitud de prorroga para radicar planillas informativas), en ingles, ´ ´ a la direccion indicada en dicho formulario. Debera solicitar la ´ ´ prorroga antes de la fecha de vencimiento para radicar las ´ planillas. Tendra 30 d´as adicionales para radicar el formulario. Vea ´ i el Formulario 8809 para mas detalles. ´ Aunque solicite una prorroga para radicar el Formulario ´ 499R-2/W-2PR, debera entregarles a sus empleados el ´ ´ PRECAUCION Formulario 499R-2/W-2PR a mas tardar el 1 de febrero del ´ ano 2010. ~ Adonde enviar el Formulario. Env´e el Original del Formulario ´ i 499R-2/W-2PR con la pagina entera del Formulario W-3PR a: ´

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Social Security Administration Data Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 Si usa "Certified Mail" (Correspondencia Certificada) para CONSEJO radicar la informacion, cambie el codigo postal (ZIP code) a ´ ´ "18769-0002". Si usa un servicio de entregas privado aprobado por el IRS para radicar la informacion, anada "ATTN: ´ ~ W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." a la direccion y cambie el ´ codigo postal a "18702-7997". Vea la Pub. 179 (Circular PR) para ´ una lista de servicios de entregas privados aprobados por el IRS. Como enviar los Formularios. Prepare y radique los Formularios ´ 499R-2/W-2PR en orden alfabetico por el apellido del trabajador o ´

Cat. No. 26400E

en orden numerico por el numero de seguro social del empleado. ´ ´ No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3PR al Formulario 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera el Formulario 499R-2/W-2PR entre s´. Asegurese de no doblar dichos i ´ formularios. Env´elos a la SSA en un sobre estandar. Si radica mas i ´ ´ de una clase de planilla para la contribucion por razon de empleo, ´ ´ radique todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase, junto con un Formulario W-3PR por separado, para cada clase de planilla en cuestion y env´elos cada uno en grupos por separado. ´ i Reportacion por medios electronicos. Si tiene que radicar 250 ´ ´ o mas Formularios 499R-2/W-2PR, debera radicarlos usando ´ ´ medios electronicos a menos que el IRS lo haya eximido de este ´ requisito. Quizas tenga que pagar una multa si no radica los ´ formularios por medios electronicos cuando sea obligatorio. ´ Es preferible que radique los formularios por medios CONSEJO electronicos aunque radique menos de 250 Formularios ´ 499R-2/W-2PR. Para mas informacion, visite el sitio web de ´ ´ la SSA,www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm, "Business Services Online" (Servicios comerciales en Internet) y seleccione "Tutorial" (Gu´a para el usuario), en ingles. i ´ Puede solicitar una exencion de radicar planillas por medios ´ electronicos llenando el Formulario 8508, Request for Waiver From ´ Filing Information Returns Electronically/Magnetically (Solicitud para la exencion de radicar planillas informativas por medios ´ electronicos/magneticos), en ingles. Env´e el Formulario 8508 al ´ ´ ´ i IRS por lo menos 45 d´as antes de la fecha de vencimiento para i radicar la planilla. Vea el Formulario 8508 para informarse sobre como se radica. ´ Si radica los formularios por medios electronicos, no ´ radique los mismos formularios en papel.
´ PRECAUCION

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Las especificaciones para la planilla electronica ´ correspondientes al Formulario 499R-2/W-2PR se encuentran en la EFW2 de la SSA (anteriormente denominada MMREF-1), en ingles. Usted puede obtener esta publicacion en el sitio web de la ´ ´ SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e informacion para la radicacion del Formulario W-2 del ´ ´ empleador), www.socialsecurity.gov/employer, seleccionando "E-Filing Format (formerly MMREF)" (Formato para la radicacion ´ electronica (anteriormente denominado MMREF)). Tambien puede ´ ´ obtener dichas especificaciones llamando a su Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace para los servicios para patronos, conocido por sus siglas en ingles, ESLO) de la SSA. El numero de ´ ´ telefono de este especialista para Puerto Rico es el 212-264-1117. ´ Como hacer correcciones. Use el Formulario W-3c PR, ´ Transmision de comprobantes de retencion corregidos, para enviar ´ ´ el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Correccion al comprobante de ´ retencion, o para hacer correcciones a un Formulario W-3PR ´ radicado anteriormente.

Instrucciones Espec´ficas i
El Formulario W-3PR es le´do por maquinas; por lo tanto, escriba a i ´ maquinilla, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Env´e la pagina entera del Formulario W-3PR junto con el i ´ Original del Formulario 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dolares, omita el signo ($) y la coma, pero no omita el punto ´ decimal (00000.00). Las cantidades reportadas en formularios relacionados con CONSEJO el empleo (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR o el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)) deben coincidir con las cantidades declaradas en el Formulario W-3PR. Si hay diferencias, el IRS y la SSA podr´an i comunicarse con usted. Debe guardar una conciliacion para futura ´ referencia. Vea Conciliacion de los Formularios 499R-2/W-2PR, ´ W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), mas adelante. ´ Encasillado a -- Clase de pagador. Marque con una X el recuadro que le corresponda. Marque solo un recuadro (vea ´ Compensacion por enfermedad pagada por un tercero ´ pagador, para una excepcion). Si le corresponden dos o mas ´ ´ recuadros (excepto en el caso de compensacion por enfermedad ´ pagada por un tercero pagador), env´e cada clase de Formulario i 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3PR por separado. 941-PR. Marque con una X este recuadro si radica el Formulario 941-PR, Planilla para la declaracion federal ´ TRIMESTRAL del patrono, y no le corresponde ninguna otra categor´a (a menos que no sea "compensacion por enfermedad i ´ pagada por un tercero pagador"). Una iglesia o una organizacion ´ con fines religiosos debera marcar este recuadro aunque no este ´ ´ obligada a radicar el Formulario 941-PR o Formulario 944-PR. 943-PR. Marque con una X este recuadro si usted es patrono agr´cola y radica el Formulario 943-PR, Planilla para la declaracion i ´ ANUAL de la contribucion federal del patrono de empleados ´ agr´colas, y env´a el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados i i agr´colas. Para empleados no agr´colas, env´e el Formulario i i i

499R-2/W-2PR con otro Formulario W-3PR, marcando el recuadro correspondiente. 944-PR. Marque con una X este recuadro si usted radica el Formulario 944-PR, Planilla para la declaracion federal ANUAL del ´ patrono, y no corresponde otra categor´a (excepto "Compensacion i ´ por enfermedad pagada por un tercero pagador"). Domestico. Marque con una X este recuadro si usted es un ´ patrono de empleados domesticos que env´a el Formulario ´ i 499R-2/W-2PR para empleados domesticos y no incluyo las ´ ´ contribuciones de tales empleados en el Formulario 941-PR, Formulario 943-PR o en el Formulario 944-PR. Compensacion por enfermedad pagada por un tercero ´ pagador. Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensacion por enfermedad (o reporta pagos de ´ compensacion por enfermedad hechos por un tercero pagador) ´ que radica el Formulario 499R-2/W-2PR con dicha compensacion ´ reportada en el encasillado 7 ("Sueldos"). No marque este recuadro si el tercero pagador radica el Formulario 499R-2/W-2PR y usted radica un formulario de resumen unicamente para recapitular los ´ pagos (vea la Pub. 15-A, Employer's Supplemental Tax Guide (Gu´a tributaria suplementaria para patronos), en ingles, para mas i ´ ´ detalles). Si le corresponden dos o mas recuadros (por ejemplo, ´ ´ este y el que es para el Formulario 941-PR), marque ambos recuadros y radique un solo Formulario W-3PR tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensacion por enfermedad. ´ Solo Empleados con Cobertura de Medicare. Marque con ´ una X este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al 1.45% de contribucion al ´ Medicare. Encasillado b -- Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos. Anote el numero de Formularios 499R-2/W-2PR individuales ´ completados que env´e con este Formulario W-3PR. i Los terceros pagadores de compensacion por enfermedad a ´ beneficio de un empleado (o los patronos que se aprovechan de la regla opcional para el Formulario W-2, la cual se describe en el apartado 6 de la Pub. 15-A, en ingles) deben escribir "Resumen de ´ la compensacion por enfermedad pagada por un tercero pagador" ´ en este espacio, si los pagadores asegurados radican el Formulario 499R-2/W-2PR para reportar dicha clase de compensacion y el tercero pagador radica el Formulario solo para ´ ´ resumir los pagos. Vea la Pub. 15-A, en ingles, para mas detalles. ´ ´ ´ Encasillado c -- Numero de identificacion patronal (EIN). Si ´ usted recibio un Formulario W-3PR del IRS con su direccion ´ ´ impresa junto con la Pub. 179 (Circular PR), verifique que su EIN este correcto en el encasillado c. Haga cualquier cambio necesario ´ en el Formulario W-3PR. Si no usa el Formulario W-3PR con su direccion ya impresa, ´ anote el numero de nueve d´gitos asignado a usted por el IRS. ´ i Debera escribirlo de esta manera: 00-0000000. No use el EIN de ´ un propietario anterior. Si usted no tiene un EIN cuando radique su Formulario W-3PR, escriba "Solicitado" en el encasillado c; no escriba su numero de seguro social (SSN). Puede obtener un EIN ´ solicitandolo por Internet en www.irs.gov, llamando sin cargo al ´ 1-800-829-4933 o radicando el Formulario SS-4PR, Solicitud de numero de identificacion patronal (EIN). ´ ´ Encasillados d y e -- Nombre y direccion del patrono. Si no ´ usa el Formulario W-3PR preimpreso del IRS, escriba el nombre del patrono, numero y calle, ciudad, estado y codigo postal (ZIP). ´ ´ Encasillado f -- Otro numero de identificacion patronal usado ´ ´ este ano. Si ha usado un EIN (incluyendo el numero de un ~ ´ propietario anterior) en el Formulario 941-PR, 944-PR o el Formulario 943-PR, radicado para el ano 2009, que sea distinto al ~ EIN reportado en el encasillado c del Formulario W-3PR, anote aqu´ el otro EIN que uso. Los agentes del patrono, por lo general, i ´ reportan el EIN del patrono en el encasillado f. (Si un agente reporta por mas de un patrono, deje el encasillado f en blanco). ´ Persona de contacto, numero de telefono, de fax y direccion ´ ´ ´ de email. Facilite esta informacion para que la pueda usar la SSA ´ si surge cualquier duda durante la tramitacion de la planilla. ´ Encasillados 1-4 y 6-16. En estos encasillados del Formulario W-3PR, reporte los totales respectivos de los Formularios 499R-2/ W-2PR que env´e con este Formulario W-3PR. i

Conciliacion de los Formularios 499R-2/W-2PR, ´ W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR)
Se deben conciliar las cantidades relacionadas indicadas en el Formulario 499R-2/W-2PR para el ano 2009 con las de los ~ encasillados 10 al 16 del Formulario W-3PR, as´ como con las i cantidades reportadas en las l´neas correspondientes de los i Formularios 941-PR trimestrales, el Formulario 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) anuales para el ano 2009. Si ~ surgen diferencias entre las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3PR radicados ante la SSA y los

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Formularios 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR), radicados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias. Las cantidades reportadas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR y el Anexo H-PR (Formulario 1040-PR) a veces no concuerdan por razones validas. Si no ´ concuerdan, usted debera verificar que las razones son validas. ´ ´ Conserve su conciliacion en caso de que el IRS o la SSA tenga ´ dudas relativas a dichos formularios.

SSA at 1-888-772-2970 if you experience problems using any of the services within BSO. The website includes electronic filing information, some Internal Revenue Service (IRS) and SSA publications, and general topics of interest about annual wage reporting. You can also use BSO to ask questions about wage reporting.

General Instructions
Purpose of form. Use Formulario W-3PR to transmit the Original copy of Formulario(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Formulario W-3PR for the correct year and also keep a copy of Formulario W-3PR for your records. Who must file. Employers and other payers must file Formulario W-3PR to transmit Formulario(s) 499R-2/W-2PR. A household employer must file a Formulario W-3PR even if filing only one Formulario 499R-2/W-2PR for one household employee. On Formulario W-3PR check the "Household" box in box a. You must have an EIN. See Box c -- Employer identification number (EIN) on page 4. Who may sign Formulario W-3PR. A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Formulario W-3PR (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender: · Is authorized to sign by an agency agreement (either oral, written, or implied) that is valid under state law and · Writes "For (name of payer)" next to the signature (paper Formulario W-3PR only). If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing, when due, a correct and complete Formulario W-3PR and related Formulario(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer's name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Formulario 941-PR, Planilla para la declaracion federal ´ TRIMESTRAL del patrono; Formulario 943-PR, Planilla para la declaracion ANUAL de la contribucion federal del patrono de ´ ´ empleados agr´colas; Formulario 944-PR, Planilla para la i declaracion federal ANUAL del patrono; or Schedule H-PR ´ (Formulario 1040-PR), Contribuciones sobre el empleo de empleados domesticos, filed by or for the employer. ´ When to file. File your 2009 Formulario W-3PR using the entire Original copy of Formulario 499R-2/W-2PR with the SSA by March 1, 2010. However, if you file Formulario 499R-2/W-2PR electronically, the due date is March 31, 2010. You may owe a penalty for each Formulario 499R-2/W-2PR you file late. Extension. You may request an automatic extension of time to file Formulario 499R-2/W-2PR by sending Form 8809, Application for Extension of Time To File Information Returns, to the address on that form. You must request the extension before the due date of the returns. You will have an additional 30 days to file. See Form 8809 for details. Even if you request an extension to file Formulario 499R-2/ W-2PR, you must still furnish Formulario 499R-2/W-2PR to CAUTION your employees by February 1, 2010. Where to file. Send the Original copy of Formulario 499R-2/ W-2PR with the entire page of Formulario W-3PR to:

Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informacion y la Ley de Reduccion de Tramites ´ ´ ´
Solicitamos la informacion requerida en el Formulario W-3PR para ´ cumplir con las leyes que regulan la recaudacion de los impuestos ´ internos de los Estados Unidos. La necesitamos para computar y cobrar la cantidad correcta de contribucion. La seccion 6051 del ´ ´ Codigo Federal de Rentas Internas y su reglamentacion ´ ´ correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retencion a sus empleados y a la SSA. La seccion 6109 ´ ´ requiere que usted provea su numero de identificacion patronal ´ ´ (EIN). Si no nos provee esta informacion de una manera oportuna, ´ podr´a estar sujeto a multas. i Usted no esta obligado a facilitar la informacion solicitada en un ´ ´ ´ ´ formulario segun la Ley de Reduccion de Tramites a menos que el ´ mismo muestre un numero de control valido de la Office of ´ ´ Management and Budget (Oficina de Administracion y ´ Presupuesto, conocida por sus siglas en ingles, OMB). Los libros o ´ registros relativos a un formulario o sus instrucciones deberan ser ´ conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la aplicacion de alguna ley contributiva federal. ´ Por regla general, las planillas de contribucion y toda ´ informacion pertinente son confidenciales, como lo requiere la ´ seccion 6103. No obstante, dicha seccion permite o requiere que el ´ ´ IRS divulgue o provea tal informacion a otros, tal como se describe ´ en el Codigo. Por ejemplo, podemos divulgar informacion ´ ´ contributiva al Departamento de Justicia para casos de litigio civil y penal y a las ciudades, estados, posesiones, estados libres asociados con los EE.UU. y el Distrito de Columbia a fin de ayudarlos a aplicar sus leyes contributivas respectivas. Tambien la ´ ley nos autoriza a facilitarles la informacion a algunos gobiernos ´ extranjeros conforme a los tratados tributarios existentes con los Estados Unidos, a agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes federales penales que no tengan que ver con la contribucion o a agencias federales encargadas de hacer cumplir ´ las leyes y agencias de inteligencia para combatir el terrorismo. El tiempo que se necesita para llenar y radicar este formulario var´a, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo i promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer algun comentario acerca de la exactitud ´ de este tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea mas sencillo, por favor env´enoslos. Dir´jase al ´ i i Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No env´e ni el Formulario 499R-2/W-2PR i ni el Formulario W-3PR a esta direccion. En su lugar, vea Adonde ´ ´ enviar el Formulario en la pagina 1. ´

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Reminders
Extended due date for electronic filers. If you file your 2009 Formulario(s) 499R-2/W-2PR with the Social Security Administration (SSA) electronically, the due date is extended to March 31, 2010. For information on how to file electronically, see Electronic reporting, later. Formulario 944-PR. Use the "944-PR" checkbox in box a of Formulario W-3PR if you filed Formulario 944-PR, Planilla para la declaracion federal ANUAL del patrono. ´

Need Help?
If you need information about how to get forms and publications, see Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide. If you need assistance in Spanish for filing wage reports, call the SSA at 1-800-772-6270 and request for Spanish assistance at this number. You can also call the Internal Revenue Service (IRS) with your employment tax questions at 1-800-829-4933 or visit the IRS website at www.irs.gov and type "Employment Taxes" in the "Search" box. Online wage reporting. Using a personal computer, you can access SSA's Business Services Online (BSO) to electronically report wage data. To get information regarding filing wage data electronically with the SSA or to access BSO, visit the SSA's Employer W-2 Filing Instructions & Information website at www. socialsecurity.gov/employer. Corrections to previously filed wage and withholding data can also be made by accessing BSO. Call the

Social Security Administration Data Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 If you use ``Certified Mail'' to file, change the ZIP code to TIP ``18769-0002.'' If you use an IRS-approved private delivery service to deliver this information, add ``ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr.'' to the address and change the ZIP code to ``18702-7997.'' See Pub. 15 (Circular E), Employer's Tax Guide, for a list of IRS-approved private delivery services. Shipping and mailing. Prepare and file Formulario(s) 499R-2/ W-2PR either alphabetically by employees' last names or numerically by employees' social security numbers. Do not staple or tape Formulario W-3PR to Formulario(s) 499R-2/W-2PR or any Formulario(s) 499R-2/W-2PR to each other. Do not fold either of these forms; send them to the SSA in a flat mailing. If you file more than one type of employment tax form, please group Formulario(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Formulario W-3PR for each same type and send them in separate groups. Electronic reporting. If you are required to file 250 or more Formulario(s) 499R-2/W-2PR, you must file them electronically unless the IRS granted you a waiver. You may be charged a penalty if you fail to file electronically when required. You are encouraged to file electronically even though you TIP are filing fewer than 250 Formulario(s) 499R-2/W-2PR. For more information, visit the SSA's Business Services Online website at www.socialsecurity.gov/bso/bsowelcome.htm and select

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"Tutorial." But if you file electronically, do not file the same returns on paper. You may request a waiver from filing electronically by filing Form 8508, Request for Waiver From Filing Information Returns Electronically/Magnetically. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of the return. See Form 8508 for filing information. If you file electronically, do not file the same returns on paper.
CAUTION

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Electronic media reporting specifications for Formulario(s) 499R-2/W-2PR are in the SSA's EFW2 (formerly MMREF-1), which can be downloaded from the SSA's Employer W-2 Filing Instructions & Information website at www.socialsecurity.gov/ employer and selecting "E-Filing Format (formerly MMREF)". You can also get electronic specifications by contacting the SSA's Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico at 212-264-1117. Making corrections. Use Formulario W-3c PR, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Formulario(s) 499R-2c/W-2cPR, Corrected Withholding Statement, or to make corrections to a previously filed Formulario W-3PR.

Specific Instructions
Formulario W-3PR is read by machines, so please type entries, if possible, or print as darkly as possible. Send the entire page of Formulario W-3PR with the Original copy of all Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but with the decimal point (00000.00). Amounts reported on related employment forms (for TIP example, Formulario 499R-2/W-2PR, Formulario 941-PR, Formulario 943-PR, Formulario 944-PR, or Schedule H-PR (Formulario 1040-PR)) should agree with the amounts reported on Formulario W-3PR. If there are any differences, you may be contacted by the IRS and SSA. You should retain a reconciliation for future reference. See Reconciling Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR), later. Box a -- Kind of payer. Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, below, for an exception). If more than one box applies (except for third-party sick pay), send each type of Formulario 499R-2/W-2PR with a separate Formulario W-3PR. 941-PR. Check this box if you file Formulario 941-PR, Planilla para la declaracion federal TRIMESTRAL del patrono, and no other ´ category (except "third-party sick pay") applies. A church or church organization should check this box even if it is not required to file Formulario 941-PR or Formulario 944-PR. 943-PR. Check this box if you are an agricultural employer and file Formulario 943-PR, Planilla para la declaracion ANUAL de la ´ contribucion federal del patrono de empleados agr´colas, and you ´ i are sending Formulario(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Formulario(s) 499R-2/W-2PR with a separate Formulario W-3PR, checking the appropriate box. 944-PR. Check this box if you file Formulario 944-PR, Planilla para la declaracion federal ANUAL del patrono, and no other ´ category (except "Third-party sick pay") applies. Household. Check this box if you are a household employer sending Formulario(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you did not include the household employee's taxes on Formulario 941-PR, Formulario 943-PR or Formulario 944-PR. Third-party sick pay. Check this box if you are a third-party payer of sick pay (or are reporting sick pay payments made by a third party) filing Formulario(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 ("Wages"). Do not check this box if the third-party payer is filing the Formulario(s) 499R-2/W-2PR and you are filing a recap form (see Pub. 15-A for details). If more than one box applies (for example, this box and the Formulario 941-PR box), check both boxes and file a single Formulario W-3PR for the regular and third-party sick pay Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Medicare employees only. Check this box if you are a government agency with employees subject only to the 1.45% Medicare tax. Box b -- Total number of Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Enter the number of completed individual Formulario(s) 499R-2/W-2PR you are sending with this Formulario W-3PR. Third-party payers of sick pay (or employers using the optional rule for Form W-2 described in section 6 of Pub. 15-A) must enter "Third-Party Sick Pay Recap" in this space if the insured employers are filing Formulario(s) 499R-2/W-2PR reporting the sick pay, and the third-party payer is filing recap forms. See Pub. 15-A for details. Box c -- Employer identification number (EIN). If you received a preprinted Formulario W-3PR from the IRS with Pub. 179 (Circular

PR), verify that your EIN is correct in box c. Make any necessary corrections on the form. If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be shown as 00-0000000. Do not use a prior owner's EIN. If you do not have an EIN when filing Formulario W-3PR, enter "Applied For" in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at www.irs.gov, by calling the toll-free number 1-800-829-4933, or by filing Form SS-4, Application for Employer Identification Number. Boxes d and e -- Employer's name and address. If you are not using the preprinted Formulario W-3PR, enter the employer's name, street address, city, state, and ZIP code. Box f -- Other EIN used this year. If you have used an EIN (including a prior owner's EIN) on Formulario 941-PR, 944-PR or 943-PR submitted for 2009 that is different from the EIN reported in box c on Formulario W-3PR, enter the other EIN used. Agents generally report the employer's EIN in box f. (If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.) Contact person, telephone number, fax number, and email address. Please enter this information for use by the SSA if any questions arise during processing. Boxes 1-4 and 6-16. In these boxes on Formulario W-3PR, report respective totals from the Formulario(s) 499R-2/W-2PR that you are sending with this Formulario W-3PR.

Reconciling Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, 944-PR and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR)
Reconcile the related amounts shown on your 2009 Formulario(s) 499R-2/W-2PR with the amounts shown in boxes 10 through 16 of your Formulario W-3PR, as well as with the applicable lines on the quarterly Formulario(s) 941-PR, annual Formulario 943-PR, annual Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) for 2009. When there are discrepancies between amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR and W-3PR, filed with the SSA and Formularios 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) filed with the IRS, we must contact you to resolve the discrepancies. Amounts reported on Formulario(s) 499R-2/W-2PR, W-3PR, 941-PR, 943-PR, Formulario 944-PR, and Schedule H-PR (Formulario 1040-PR) may not match for valid reasons. If the amounts do not match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.

Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice
We ask for the information on Form W-3PR to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 of the Internal Revenue Code and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees and to the Social Security Administration. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). If you fail to provide this information in a timely manner, you may be subject to penalties. You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law. Generally, tax returns and return information are confidential, as stated in section 6103. However, section 6103 allows or requires the IRS to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice for civil and criminal litigation and to cities, states, commonwealths, possessions, and the District of Columbia for use in administering their tax laws. And we may give it to certain foreign governments under tax treaties they have with the United States. We may also disclose this information to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism. The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can write to the Internal Revenue Service, Tax Products Coordinating Committee, SE:W:CAR:MP:T:T:SP, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. Do not send Formulario(s) 499R-2/W-2PR or W-3PR to this office. Instead, see Where to file, on page 3.

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